Aufgaben und kleine Projekte verwalten mit «Remember The Milk» - Teil 1: Arbeitsumgebung

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Aufgaben und kleine Projekte verwalten mit «Remember The Milk»
Teil 1: Arbeitsumgebung (dieser Artikel)
Teil 2: Zusammenarbeit mit anderen Personen (noch nicht erstellt)
Teil 3: Dokumente und Dateien zu Aufgaben hinterlegen (noch nicht erstellt)


Warum ich von Outlook zu Remember The Milk gewechselt habe, erwähne ich am Ende des Beitrags.

In diesem Beitrag versuche ich einerseits die Struktur meiner Aufgabenplanung zu erläuter und andererseits eine Anleitung zur Arbeit mit Remember The Milk zu geben. Ich hoffe, es gelingt mir, diese beiden Ziele im Auge zu behalten und die Angaben dazu deutlich zu differenzieren.

Die Texte, die sich ausschliesslich auf die Nutzung von Remember The Milk beziehen, sind eingerückt und kursiv.

1. Meine Listen für Aufgaben und Systemangaben

Voraussetzung für den Start ist ein Account bei "Remember The Milk". Der Dienst wird auf Deutsch angeboten. Die deutsche Version ist noch Beta, d.h. es tauchen ab und an auch englische Inhalte auf einer Seite auf.

Ich persönlich mag den Eingangsbildschirm nicht und wechsle direkt zum Bildschirm mit den Aufgaben-Listen. Dazu Klicke ich im Menu oben rechts auf "Aufgaben".

Zum Starten brauche ich vorerst drei neue Listen, eine Liste für meine beruflichen Aufgaben mit dem Listen-Namen √BAP, eine Liste für meine privaten Aufgaben mit dem Listen-Namen √Privat und eine Liste in der ich die Gruppennamen der Tags (Stichworte) erfasse, mit denen ich später meine Aufgaben nach verschiedenen Aspekten ordnen will. Diese letzte Liste erhält den Namen ⊗system.

Das Prefix √ für Aufgaben-Listen und das Prefix ⊗ für Listen mit Systemangaben verwende ich, um verschiedene Arten von Listen einfacher zu unterscheiden.

Wie lege ich eine neue Liste an? - Ich wähle im Menu oben rechts "Einstellungen". Dann wähle ich den Tab (Karteireiter) "Listen". Mit einem Mausklick auf "Liste hinzufügen" kann ich einen neuen Eintrag anlegen. Nachdem ich die Listen angelegt habe, Klicke ich im Menu oben rechts wieder auf "Aufgaben" und sehe nun meine neu definierten Listen als neue Tabs.

Meine Listen:

• √BAP - Liste für Aufgaben aus meiner Arbeitsstelle


• √Privat - Liste für private Aufgaben


• √Studium - Liste für Aufgaben aus meiner Weiterbildung


• ⊗System - Liste für meine Tag-Gruppen


• ⊗Google - Liste für meine Links und Angaben zu Google Groups

So sieht meine Liste ⊗System mit den Angaben für meine meine Tag-Gruppen aus.

2. Meine Tag-Gruppen einrichten

Der Schlüssel zu meiner Aufgabenverwaltung sind die Tags ("Stichworte") für die einzelnen Aufgaben. Die Tags ordne ich durch ein Prefix in Gruppen. Ich unterscheide folgende Tag-Gruppen:

• Ziele, gekennzeichnet durch +
  Beispiele aus meinem Alltag: +jahresziel08, +bapvorstand08


• Ressorts (oder Arbeitsbereiche), gekennzeichnet durch -
  Beispiele aus meinem Alltag: -administration, -qualität, -information


• Projekte, gekennzeichnet durch .
  Beispiele aus meinem Alltag: .apbl (steht für Altersplanung Baselland), .thomson (steht für ein Seminar, das ich organisiere), .homepage
  Unter "Projekte" lasse ich einerseits klar abgegrenzte eigentliche Projekte laufden, aber auch Sub-Arbeitsbereiche (z.B. .homepage als Sub-Arbeitsbereich von -information)


• Kontext, gekennzeichnet durch @
  Beispiele aus meinem Alltag: @pc, @tel, @vorstand, @bb
  Hier erfasse ich einerseits an welche Standorte oder Hilfsmittel eine Aufgabe gebunden ist (z.B. @tel für Telefonanrufe), andererseit an welchen sozialen Kontext eine Aufgabe gebunden ist (z.B. @vorstand für Themen, die in einer Vorstandssitzung besprochen werden müssen; @bb für Themen die ich mit der Person B.B. besprechen muss).


• Diverses, ohne weitere Kennzeichnung

Die einzelnen Tag-Gruppen erfasse ich in der Liste ⊗system. In dieser Liste lege ich für jede Tag-Gruppe eine Aufgabe an mit der Erläuterung des Tag-Gruppennamens und dem Prefix plus __ (zwei Underscores) plus Gruppennamen als Tag. In dieser Liste kann ich später auch weitere Tag-Gruppen definieren. Die Prefixes (+, -, ., @) bestimmen dabei die spätere Sortierreihenfolge der Tag-Gruppen. Da muss jeder ausprobieren, welche Anordnung ihm am Ende dienlich ist. Die beiden Underscores sind erforderlich, um die Tags schliesslich dann mit Hilfe eines Greasmonkey-Skripts in Gruppen geordnet und graphisch ansprechend darzustellen.

Beispiel für die Tag-Gruppe Ressorts
Aufgabenbezeichnung: - Ressorts, Aufgabenbereiche, Verantwortungsbereiche
Tag: -__ressort

3. Aufgaben anlegen

Nun habe ich bereits mein Grundgerüst, um Aufgaben zu erfassen. Ich persönlich erfasse alle Aufgaben in der vordefinierten Liste "Eingang". Wenn eine oder mehrere Aufgaben vollständig erfasst sind, verschiebe ich sie anschliessend in die entsprechende Aufgaben-Liste.

Beispiel zum Erfassen von Aufgaben:

Aufgabenbezeichnung: Artikel für meinen Blog zur Aufgabenplanung mit Remember The Milk schreiben
Tags: @pc

Aufgabenbezeichnung: Hotelreservation für Referenten
Tags: @tel, .thomson, -information

Aufgabenbezeichnung: Jahresrechnung 2007 vorlegen
Tags: @vorstand, -finanzen

Neben den Tags ordne ich den Aufgaben wo nötig und sinnvoll ein Fälligkeitsdatum und den geschätzen Zeitaufwand zu. Wenn z.B. die Jahresrechnung schon als PDF-Datei oder Excel-Datei vorliegt, lade ich diese auf einen gesicherten, online zugänglichen Ort und füge unter URL den entsprechenden Link ein.

Wenn ich alles nötige erfasst habe, verschiebe ich die Aufgaben in die zugehörigen Listen. Ich habe im Beispiel zwei Aufgaben erfasst, die mit meiner beruflichen Tätigkeit zu tun haben. Die kommen auf die Liste √BAP, die private Aufgabe auf die Liste √Privat.

Wie verschiebe ich eine Aufgabe in eine andere Liste? - In der Liste "Eingang" markiere ich nun die beiden Aufgaben mit einem Klick auf das Markierungskästchen, die in die Liste √BAP verschoben werden sollen. Im Drop-Down-Menu "Weitere Aktionen..." wähle ich nun "Verschieben zu ... "√BAP" Liste". Die private Aufgabe verschiebe ich analog in die Liste für die privaten Aufgaben.

Ergänzt am 13.5.2008:
Es lassen sich nicht alle Sonderzeichen für Listen und Tags verwenden. Vor allem kann man die einige Sonderzeichen, die über die Tastatur einfach einzugeben wären, nicht verwenden (z.B. / \ ( ) [ ] = > < und andere gehen nicht). bzpilman gibt in einem Forumsbeitrag folgende mögliche Zeichen an:
√ ← ↑ → ↓ ↔ ↵ ⇐ ⇑ ⇒ ⇓ ⇔ • — ⋅² ³
weiter gehen auch:
≡ ⊗ §

4. Zwischenbilanz

Die Grundstruktur meiner Aufgaben- und Projektverwaltung steht. In der Tag-Cloud ("Stichwort-Wolke) rechts sehe ich die zugeordneten Tags nach dem Titel der Tag-Gruppe in der richtigen Ordnung. Die Darstellung lässt aber in einigen Punkten noch zu wünschen übrig:

• Die Tag-Cloud möchte ich gerne ansprechender und besser sturkturiert sehen.


• Mich stört, dass die Tag-Cloud verschwindet, sobald ich eine Aufgabe ausgewählt habe.


• Auf meinem Breitbild-Monitor habe ich rechts und links jede Menge ungenutzten Platz.


• Und dann gibt es ja auch Tastaturbefehle. Warum werden mir die nicht direkt angezeigt?

5. Pimp My «Remember The Milk»

Nicht nur für Remember The Milk, auch für einige andere Seiten verwende ich Stylish und Greasemonkey. Diese beiden Firefox-Addons leisten mit den entsprechenden Skripts auch hier ganze Arbeit.



Tag-Cloud vor der Anwendung des Greasmonkey-Skripts "Tag Cloud Colorizer"


Verwendete Greasemonkey Scripts:

• RMT Secure - Erzwingt eine https-Verbindung mit www.rememberthemilk.com


• Remember The Milk - Tag Cloud Colorizer - Dieses Skript erledigt die Grafik für die Tag-Cloud. Das Skript muss im angepasst werden auf die eigenen Tag-Gruppen-Namen. Die Erläuterungen dazu stehen im Skript (Englisch).


• Remember The Milk - Keep Cloud Visible - Dieses Skript sorgt dafür, dass die Tag-Cloud auch bei ausgewählten Aufgaben sichtbar bleibt.

Verwendete Styles in Stylish:

• Remember The Milk widely(1200px) - Dieses Script sorgt für eine bessere Darstellung auf einem Breitbildschirm. Es gibt auch eine Version mit 1400px.


• Remember The Milk - display keyboard shortcuts - Mit Hilfe dieses Skripts werden nach jedem Befehl in Klammern die Tastaturbefehle angezeigt.

Nach Installation aller Scripts und dem Erfassen einiger weiterer Aufgaben sieht meine Aufgaben Liste nun wie folgt aus:



Tag-Cloud nach der Anwendung des Greasemonkey-Skripts "Tag Cloud Colorizer"

6. Warum der Aufwand?

Mit einer analogen Struktur hatte ich meine Aufgabenverwaltung bereits in Outlook aufgebaut von Outlook 2000 bis Outlook 2007. Ja, ich war und bin (noch?) ein treuer Outlook-User. Für den Wechsel zu Remember The Milk haben zwei Gründe den Ausschlag gegeben:

Online und dank Google Gears auch offline habe ich jederzeit Zugriff zu meiner Aufgabenplanung ohne eine fehleranfällige Synchronisation zwischen Notebook und Desktop. Auch von zu Hause aus kann ich nun auf meine Aufgabenverwaltung zugreiffen, sollte der Notebook einmal nicht dabei sein.

Remember The Milk bietet ganz verschiedene Möglichkeiten, für die Aufgabenplanung in Arbeitsgruppen. Grundsätzlich ist es möglich

• Aufgaben oder Aufgabenlisten frei zu geben, d.h. andere können Einträge lesen, bearbeiten, erstellen und löschen.


• Aufgaben oder Aufgabenlisten zu veröffentlichen, d.h. andere können Einträge lesen.


• Aufgabenlisten per RSS-Feed zur Verfügung zu stellen.


• Aufgaben per Email einzutragen.

Dazu mehr im Teil 2.

Quellen

bzpilkman im RTM-Forum:
http://www.rememberthemilk.com/forums/tips/2943/
http://www.rememberthemilk.com/forums/tips/2766/