GMail/Google Mail: Effizenter arbeiten mit Labels

Bei der Arbeit mit Google Mail lassen sich allen Mails Label zuordnen. Nach meinem Umstieg von Outlook zu Gmail vor ca. einem Jahr habe ich diese Labels «missbraucht» um die Mailarchivierung ähnlich wie mit Outlook-Ordnern zu organisieren. «Missbraucht» sage ich deshalb, weil ich nach einem Jahr der Auffassung bin: Mails beim archivieren mit einem Label zu versehen und so zu «ordnen» ist kein sinnvoller Einsatz der Label-Funktion von Gmail. Leibels steigern aber die Effizienz bei der Bearbeitung von Mails. So sind heute meine Grundsätze:

• Labels einsetzen für übersichtlichen Mailempfang


• Labels nutzen für effiziente Mailbearbeitung


• Labels nicht verwenden für die Archivierung

Labels - nie mehr für die Archivierung

Unterschiedliche Labels zur übersichtlicheren Archivierung von Mails führen bald zu den aus Windows und Outlook bekannten Problemen. Wo nur ist das gesuchte Mail? Welches Label habe ich dafür vor 4 Monaten vergeben? Die effiziente Suchfunktion innerhalb GMail macht solche Überlegungen überflüssig. Das Mailarchiv funktioniert bei mir wie eine grosse Archivbox. Alles kommt unsortiert da rein. Suchen muss ich ja nie selbst. Das erledigt GMail für mich. Ich muss mich nur noch an den Absender oder ein Stichwort aus dem Mail - oder noch besser an beides - erinnern und dann aus der handvoll Mails auswählen, die GMail für mich aus der Archivkiste holt.

[caption id="" align="alignnone" width="449" caption="Mails einfach ohne Label in die Archivbox. GMail findet alles, was ich wieder brauche."][/caption]

Labels - für übersichtlichen Mailempfang

In meinem letzten Post zu Gmail habe ich schon beschrieben, dass ich Mails von verschiedenen Mailkonten auf mein GMail-Konto umleite und mit Labels versehe. Jedes eingehende Mail erhält über einen Filter automatisch ein entsprechendes Label, z.B.:

• Eingang über privat@email.com das Label .privat


• Eingang über arbeit@email.com das Label .arbeit


• Eingang über allerlei-internet-registrierungen@email.com das Label .internet


• Eingang über newsletters@email.com das Label .newsletters


• Eingang über ebay@email.com das Label .ebay

Mit dieser Aufstellung ist auch grob erklärt warum und wofür ich verschiedene Email-Accounts verwende. Nun sind alle eingehenden mails entsprechend gekennzeichnet.

Labels - für effizientere Mailbearbeitung

«Zero inbox», darüber habe ich viel gelesen und mich ernsthaft darum bemüht. Mir wurde aber klar, dass dieses Prinzip meinem Arbeitsstil nicht entspricht. Mails, die nicht mehr in der Inbox sind, werden von mir auch nie mehr wieder gelesen oder bearbeiet - aus den Augen, aus dem Sinn. Deshalb belasse ich alle nicht erledigten Mails in der Inbox, versehe sie dort aber mit entsprechenden Labels. Mein Ziel ist dabei nicht die leere Inbox, aber der Grundsatz: Es gibt in der Inbox keine gelesenen Mails ohne ein Bearbeitungslabel. Hier die Übersicht der Labels, die ich zur Zeit verwende:

• kein Label und ungelesen -> ÜBERRASCHUNG: ein ungelesenes Mail


• >lesen
  Label für ein (meist längeres) Mail, das ich überfolgen habe, aus dem ich aber einen Abschnitt noch detailiert anschauen will. Meist sind dies Newsletters mit einem interessanten Thema, das ich mir dann am Abend im Detail vornehme. Für kurze private oder arbeitsbezogene Mails macht dieses Label hingegen meist wenig Sinn.


• >antworten
  Wenn ich auf ein Mail eine Antwort schreiben muss, und dies nicht sofort erledigen kann oder will, erhält das Mail dieses Label.


• >bearbeiten
  Wenn ein Mail weitere, zeitintensive Bearbeitung braucht (Recherchen, Auftrag, ...) erhält es das Label .bearbeten.


• >adressänderung
  Label für ein Mail mit einer Adressänderung, die ich in der Firmendatenbank eingeben muss. Im Büro wird das in der Regel gleich in 2 Minuten erledigt, aber wenn ich unterwegs bin, merke ich mir die Adresse mit diesem Label vor.


• >drucken
  Label für ein Mail das (mit oder ohne Anhang) ausgedruckt werden muss. Ja, das gibts, z.B. elektronisch versandte Rechnungen oder Belege für die Buchhaltung.

Ist die Aufgabe bei einem Mail erledigt, archiviere ich das Mail. Da alle unbearbeiteten Mails im Posteingang sind, muss ich die Label nicht einmal entfernen. Sie ruhen sanft in der Archivbox (s. oben).

Ordnung in den Labels mit Präfix-Zeichen

Wie du oben siehst, verwende ich für Labels mit unterschiedlichen Funktionen ein eindeutiges Präfix-Zeichen: Einen Punkt für die Zuordnung der Email-Konten und eine spitze Klammer für die Aktions-Lables. Bei weiteren Ideen zur Verwendung von Labels, kann ich dann ein weiteres Präfix-Zeichen einführen. Zudem besteht die Möglichkeit, trotz den Ausführungen zur Archivierung (s. oben) Labels ohne Präfix als Stichworte zu vergeben. Vielleicht hat ja jemand doch das Bedürfnis, alle Mails seiner Lebenspartners mit dem Label «Schatzipussi» zu versehen.