Hilfe! - oder "to much to do to do anything"

Es gibt Wochen, da fühle ich mich von meiner Aufgabenliste erschlagen. Angelehnt an verschiedene Artikel (z.B. Interruption 1: How to Master an Overwhelming To Do List) gehe ich dann folgendermassen vor:

1. Alle (!) Aufgaben in der Aufgabenliste schriftlich erfassen.
   Wichtig ist, dass ich die Gewissheit habe, dass da keine schlafenden Hunde mehr im Posteingang oder in irgend einem Papierstapel liegen. Desshalb müssen wirklich alle Dinge, die zu erledigen sind, auf die Liste. Beim Erfassen gilt für mich auch die 2-Minuten-Regel: Wenn etwas auftaucht, was in 2 Minuten erledigt werden kann, dann wird es gleich erledigt. Ich gebe Acht, dass ich nicht länger bei einer Aufgabe hängen bleibe. Sehe ich, dass etwas doch länger geht, dann muss es auf die Liste.


2. Dringende Aufgaben markieren und den Zeitaufwand schätzen.
   Dringend heisst in diesem Fall: Wenn diese Aufgabe nicht in 48 Stunden erledigt wird, hat dies einschneidende Konsequenzen für mich, für andere Personen oder für den weiteren Verlauf eines Projekts. Es drängt also nicht nur die Zeit. Diese Aufgaben sind auch sehr wichtig. Bei jeder dringenden Aufgabe schätze ich den erforderlichen Zeitaufwand ab. Am Ende sehe ich, ob ich diese dringenden Aufgaben in den nächsten 48 Stunden schaffen kann. Wenn ja, gehe ich nach Schritt 3 an die Arbeit. Wenn nein, muss ich einige Aufgaben an eine andere Person delegieren, oder ich muss sie zeitlich verschieben und die davon betroffenen Personen informieren.
   Tipp für Remember The Milk: Ich verwende für dringende Aufgaben die Priorität 1.


3. Die restlichen Aufgaben klassieren.
   In meiner Liste sind nun noch Aufgaben, die nicht dringend oder nicht so wichtig sind. Ich verwende zwei weitere Kriterien, um diese Aufgaben zu klassieren.
   
   
   
   • Wichtige Aufgaben sind im Moment nicht dringend, werden es aber, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt sind. Hier trage ich auch den geschätzten Zeitaufwand ein.
     Tipp für Remember The Milk: Ich verwende für wichtige Aufgaben die Priorität 2.
   
   
   • Kurze Aufgaben sind wichtig, aber ihr Zeitaufwand liegt schätzungsweise bei ca. 10 Minuten oder darunter. Diese Aufgaben werden speziell markiert, weil ich sie zwischendrin in einem kurzen Unterbruch zwischen Sitzungen, Terminen oder so erledigen kann.
     Tipp für Remember The Milk: Ich verwende für kurze Aufgaben die Priorität 3.
   
   
   • Alle Aufgaben, die nun nicht als dringend, wichtig oder kurz klassiert sind, kann ich im Moment getrost vernachlässigen.
     Tipp für Remember The Milk: Diese Aufgaben erhalten (vorläufig) keine Priorität zugeordnet.
   
   
   
   


4. An die Arbeit - nun sind die wichtigen Aufgaben zügig abzuarbeiten. Viel Spass!


5. Belohnung - Wenn die dringenden Aufgaben abgearbeitet sind, gönne ich mir eine besondere Belohnung.